Die Ablauforganisation

Die Ablauforganisation stellt einen weiteren wesentlichen Bestandteil der Mindestanforderungen an das Risikomanagement (MaRisk(VA)) dar. Aufgabe der Ablauforganisation ist die Unterstützung der Umsetzung der unternehmensspezifischen Geschäftsziele im Einklang mit der Risikostrategie.

Die Ablauforganisation im Überblick

An die Ablauforganisation werden gemäß Rundschreiben 3 / 2009, 7.2.2(1) folgende Anforderungen gestellt:

  • klare Definition der Ablauforganisation,
  • Unterstützung der Aufbauorganisation im Einklang mit der Risikostrategie,
  • Festlegung aller mit wesentlichen Risiken behafteten Geschäftsabläufe sowie die Verantwortlichkeiten,
  • Definition der Verantwortlichkeiten an den jeweiligen Schnittstellen für jeden mit wesentlichen Risiken behafteten Geschäftsablauf einschließlich der Übergabe von Daten und Ergebnissen.

Im Rahmen von des Rundschreibens 3 / 2009, 7.2.2(2) sind innerhalb der Ablauforganisation mindestens folgende unternehmerischen Prozesse zu steuern und zu überwachen:

  • das versicherungstechnische Geschäft,
  • die Reservierung,
  • das Kapitalanlagenmanagement (einschließlich Asset-Liability-Management) sowie
  • das passive Rückversicherungsmanagement.

Als Dokumentationsmöglichkeiten der wesentlichen risikobehafteten Geschäftsabläufe bieten sich z.B. Beschreibungen von Prozessen, Arbeitsanweisungen als auch Kontrollbeschreibungen an.

Für eine ordnungsgemäße Ablauforganisation ist eine adäquate Personalausstattung

unerlässlich, die sich an den betriebsinternen Bedürfnissen, den Geschäftsaktivitäten sowie der Risikosituation im Unternehmen orientiert. Hierfür ist eine entsprechende Mitarbeiterschulung notwendig, so dass eine Risikoidentifikation als auch eine angemessene Reaktion auf Risiken seitens der Mitarbeiter möglich ist (Rundschreiben 3 / 2009, 7.2.2(1)). Relevant in diesem Zusammenhang ist die Ausgestaltung von Vergütungssystemen sowie die Zuteilung von finanziellen, personellen, sachlichen und technischen Ressourcen im Einklang mit den unternehmensspezifischen Zielen, die in der Geschäftsstrategie formuliert sind (Rundschreiben 3 / 2009, 7.2.2.2).

Neben den signifikanten Veränderungen von Marktparametern und Risikoeinschätzungen vorhandener Produkte fordern die MaRisk(VA) eine genaue Vorabuntersuchung von Risiken neuer Geschäftsfelder oder neuer Kapitalmarkt-, Versicherungs- und Rückversicherungsprodukte bezüglich ihrer Auswirkungen auf das Gesamtrisikoprofil (Rundschreiben 3 / 2009, 7.2.2.1).

Bei der Ablauforganisation spielt die Gestaltung von IT-Systemen und IT–Prozessen eine wesentliche Rolle. Hierbei ist gemäß Rundschreiben 3 / 2009, 7.2.2.2(3) die Integrität, die Verfügbarkeit, die Authentizität als auch die Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten.

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